Polityka prywatności

Administrator i kontakt

Administratorem Twoich danych osobowych jest Medical-Elektro Mariusz Bielecki, Marcinkowo 154, 11-700 Mrągowo, Polska, NIP 742-108-26-19. W sprawach dotyczących ochrony danych oraz przysługujących Ci praw możesz napisać na info@medical-elektro.pl lub przesłać list na podany adres.

Ta polityka wyjaśnia, jak przetwarzamy dane podczas korzystania z naszej strony, kontaktowania się z nami, zawierania i obsługi umów oraz zapisu do przygotowywanego newslettera.

Zapytania i korespondencja

Gdy korzystasz z formularza kontaktowego lub piszesz do nas e-mail, otrzymujemy przekazane przez Ciebie dane kontaktowe i treść wiadomości. W formularzach wymagamy imienia i nazwiska oraz adresu e-mail. Nazwa firmy, telefon, kod pocztowy i miasto są opcjonalne. Zapytanie z karty produktu zawiera również informację o wybranym urządzeniu.

Dane wykorzystujemy do udzielenia odpowiedzi, przygotowania oferty i prowadzenia korespondencji. Jeżeli kontaktujesz się we własnym imieniu w celu zawarcia umowy, podstawą przetwarzania jest podjęcie działań na Twoje żądanie przed jej zawarciem — art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W pozostałych przypadkach, w tym przy kontakcie z przedstawicielem firmy, podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze zapytań i kontaktów biznesowych — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych kontaktowych nie możemy odpowiedzieć na zapytanie. Nie potrzebujemy danych pacjentów ani informacji o ich zdrowiu — prosimy nie zamieszczać ich w wiadomościach. Zapytania obsługujemy w poczcie elektronicznej; nie przekazujemy ich do CRM.

Przechowywanie korespondencji

Zapytania przechowujemy przez czas potrzebny do udzielenia odpowiedzi i prowadzenia uzgodnień w danej sprawie. Nieaktywne zapytania, które nie doprowadziły do zawarcia umowy, przechowujemy nie dłużej niż 6 miesięcy od ostatniego kontaktu dotyczącego danej sprawy. Usuwamy je wcześniej, jeżeli nie są już potrzebne do celów wskazanych w tej polityce.

Jeżeli korespondencja jest potrzebna w związku z konkretnym sporem, przechowujemy niezbędne dane do zakończenia sprawy oraz przez czas potrzebny do ustalenia, dochodzenia lub obrony danego roszczenia. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes w ochronie praw — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Korzystamy z poczty OVHcloud w usługach Hosted Exchange i Email Pro. W opublikowanych specyfikacjach Hosted Exchange oraz Email Pro dostawca wskazuje codzienne wykonywanie kopii zapasowych i przechowywanie ich przez 14 dni. Okres ten dotyczy kopii dostawcy i jest odrębny od czasu przechowywania bieżącej korespondencji.

OVHcloud przetwarza także określone dane techniczne jako odrębny administrator, aby chronić swoje usługi i wykonywać obowiązki prawne. Opisuje to w swojej polityce wykorzystywania danych. Czas przechowywania danych służących bezpieczeństwu ustala na podstawie oceny ryzyka. W przypadku danych służących identyfikacji użytkowników hostowanych serwisów i usług komunikacji elektronicznej stosuje okresy wynikające z przepisów. Są to zasady przetwarzania przez OVHcloud; nie określają czasu przechowywania treści naszej korespondencji.

Sprzedaż, rozliczenia i reklamacje

Jeżeli zawierasz z nami umowę, przetwarzamy dane potrzebne do jej realizacji: dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane do rozliczenia, informacje o zamówieniu oraz dane potrzebne do wydania lub dostawy sprzętu. Podstawą jest wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane przedstawicieli firm wykorzystujemy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w realizacji kontaktów biznesowych — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Faktury wystawiamy w systemie Subiekt i przekazujemy zewnętrznemu biuru rachunkowemu obsługującemu naszą księgowość. Dane służące wykonaniu obowiązków podatkowych i rachunkowych przetwarzamy na podstawie obowiązku prawnego — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Dokumenty podatkowe przechowujemy do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego — co do zasady przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Termin może ulec przedłużeniu w przypadkach przewidzianych przepisami, w szczególności wskutek zawieszenia lub przerwania biegu przedawnienia. Dla faktur przekazanych do Krajowego Systemu e-Faktur obowiązuje odrębny okres przechowywania w tym systemie: 10 lat od końca roku wystawienia faktury.

Dane dotyczące wykonania umowy, reklamacji lub gwarancji przechowujemy przez czas niezbędny do realizacji odpowiednich obowiązków i zakończenia sprawy. W zakresie wymaganym przepisami podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO; przy wykonywaniu obowiązków umownych — art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeżeli niezbędne dane są następnie potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, przechowujemy je na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO przez okres właściwy dla danego roszczenia, z uwzględnieniem trwającego postępowania. Nie oznacza to zachowania całej korespondencji niezależnie od jej przydatności.

Podanie danych niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy jest warunkiem jej realizacji. Zakres danych wymaganych na fakturze wynika z przepisów podatkowych. Bez wymaganych danych nie możemy odpowiednio zrealizować umowy lub wystawić prawidłowej faktury. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne.

Działanie i bezpieczeństwo strony

Przy połączeniu ze stroną przetwarzane są dane techniczne, takie jak adres IP, data i czas żądania, adres otwieranej strony oraz informacje o przeglądarce i systemie urządzenia. Służą udostępnianiu strony, wykrywaniu błędów i ochronie przed nadużyciami. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu działania i bezpieczeństwa serwisu — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Formularze są chronione przez Google reCAPTCHA. Zabezpieczenie uruchamia się po otwarciu formularza zapytania o produkt lub rozpoczęciu korzystania z formularza kontaktowego. Po uruchomieniu może działać do opuszczenia strony, także po zamknięciu okna zapytania. Na stronach bez formularza nie wczytujemy tej usługi. Google przetwarza dane tej usługi w naszym imieniu, zgodnie z warunkami przetwarzania danych Google Cloud. Usługa analizuje dane techniczne urządzenia i połączenia oraz sygnały interakcji ze stroną, aby odróżnić użytkownika od automatycznego programu. Może zapisać zabezpieczający plik cookie. Działa również wtedy, gdy nie włączysz statystyk, mapy ani formularza newslettera. Jeżeli zabezpieczenie uniemożliwia wysłanie formularza, możesz skontaktować się bezpośrednio przez e-mail lub telefon.

Czcionki głównej strony są pobierane z naszego serwera. Formularz newslettera, wczytywany dopiero po Twojej zgodzie, korzysta również z Google Fonts. Przy pobieraniu jego czcionek Google otrzymuje dane połączenia, m.in. adres IP i informacje o przeglądarce. Google Fonts służy do wyświetlania tekstu; nie używamy tej usługi do pomiaru ruchu.

Kopie bezpieczeństwa strony służą odtworzeniu jej działania w razie awarii. W systemie WordPress utrzymujemy 7 ostatnich codziennych kopii bazy danych i 2 ostatnie pełne kopie wykonywane co tydzień. Są to kopie strony; nie określają okresu przechowywania wiadomości w poczcie.

Niezależnie od kopii wykonywanych w WordPressie kopie plików i bazy danych strony wykonuje dostawca hostingu cyber_Folks. W opublikowanych zasadach dla hostingu współdzielonego dostawca wskazuje codzienne wykonywanie tych kopii i przechowywanie ich do 28 dni wstecz.

Zgodnie z regulaminem usług hostingowych cyber_Folks, §5 ust. 2, po zakończeniu umowy z dostawcą dane zgromadzone na udostępnionym serwerze mogą być przechowywane od 14 do 60 dni, a następnie usunięte z jego przestrzeni. Ten okres dotyczy zakończenia usługi hostingowej; nie wyznacza terminu przechowywania zapytań ani wiadomości w naszej poczcie.

Okresy przechowywania kopii zapasowych i danych po zakończeniu hostingu nie określają czasu przechowywania logów wejść i błędów strony, danych statystyk serwera ani technicznych logów poczty. Są to odrębne kategorie danych.

Statystyki Google Analytics

Po Twojej zgodzie uruchamiamy Google Analytics 4, aby sprawdzać, w jaki sposób odwiedzający korzystają ze strony, i ulepszać serwis. Usługa przetwarza informacje o odwiedzanych stronach, zdarzeniach i środowisku przeglądarki, powiązane z identyfikatorami internetowymi. Podstawą jest zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

W konfiguracji Analytics okres przechowywania danych zdarzeń wynosi 2 miesiące, a danych użytkownika 14 miesięcy. Okres danych użytkownika odnawia się przy kolejnej aktywności. Ustawienia te nie określają okresu przechowywania standardowych raportów zbiorczych ani czasu ważności cookies w przeglądarce. Czas zapisu cookies opisujemy w polityce cookies.

Więcej informacji znajdziesz w opisie wykorzystywania danych przez Google podczas korzystania ze stron i aplikacji partnerów.

Interaktywna mapa Mapbox

Po włączeniu Mapbox wyświetlamy interaktywną mapę. Dostawca otrzymuje dane potrzebne do obsługi połączenia i wyświetlenia mapy, m.in. adres IP, informacje o przeglądarce i żądanych elementach mapy. Podstawą uruchomienia tej usługi i przekazania danych jest Twoja zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Mapa na naszej stronie nie pobiera lokalizacji GPS Twojego urządzenia. Adres firmy i odnośnik do wyznaczenia trasy są dostępne także bez jej włączenia. Odnośnik „Trasa” prowadzi do zewnętrznego serwisu Google Maps, którego zasady mają zastosowanie po przejściu do tego serwisu.

Mapbox przechowuje adresy IP w logach połączeń zasadniczo przez 30 dni do rozliczeń, raportowania użycia i bezpieczeństwa. Wyjątkiem są dane potrzebne do trwającego wyjaśniania incydentu bezpieczeństwa, oszustwa lub nadużycia. Ten okres dotyczy logów Mapbox, a nie wszystkich zapisów w Twojej przeglądarce.

Newsletter w języku angielskim

Formularz newslettera udostępnia Ecomail. Jego wczytanie wymaga zgody na tę usługę w ustawieniach cookies. Wczytanie formularza przekazuje dostawcom jego zasobów dane techniczne połączenia, ale nie zapisuje Cię do newslettera.

Zapis do newslettera wymaga odrębnego działania: podania adresu e-mail i wysłania formularza zapisu. Newsletter Medical Elektro jest przygotowywany i będzie wysyłany w języku angielskim. Jeżeli zapiszesz się do newslettera, Twój adres e-mail wykorzystamy do przyjęcia zgłoszenia oraz przesyłania newslettera po uruchomieniu wysyłek, na podstawie zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgoda na otrzymywanie wiadomości handlowych jest odrębna od zgody na uruchomienie formularza.

Adres przekazany w formularzu służy obsłudze zapisu i przyszłemu przesyłaniu newslettera. Możesz wycofać zgodę również przed rozpoczęciem wysyłek, pisząc na info@medical-elektro.pl.

Dane przechowujemy do wycofania zgody albo zakończenia prowadzenia newslettera, zależnie od tego, co nastąpi wcześniej. Jeżeli zrezygnujemy z jego uruchomienia, cel przechowywania adresów wygasa. Po rezygnacji z subskrypcji możemy zachować wyłącznie dane niezbędne do wykazania udzielenia i wycofania zgody, respektowania rezygnacji lub obrony przed konkretnymi roszczeniami — na podstawie obowiązku rozliczalności i odpowiednio naszego prawnie uzasadnionego interesu. Zakres i okres tego przechowywania ograniczamy do danego celu. Wyłączenie wczytywania formularza w ustawieniach cookies nie usuwa adresu z listy zapisów.

Odbiorcy danych i dostawcy usług

Dane otrzymują osoby upoważnione do obsługi korespondencji i strony oraz dostawcy niezbędnych usług, w zakresie odpowiadającym ich zadaniom:

dostawca hostingu cyber_Folks i dostawca infrastruktury poczty OVHcloud;
zewnętrzne biuro rachunkowe — w związku z obsługą księgową i otrzymywaniem faktur;
Google — w związku z Analytics, reCAPTCHA oraz pobieraniem czcionek formularza newslettera po zgodzie na jego wczytanie;
Mapbox, Inc. — przy korzystaniu z interaktywnej mapy;
ECOMAIL.CZ, s.r.o. z siedzibą w Pradze oraz dostawcy infrastruktury tej usługi — przy wczytywaniu formularza i obsłudze newslettera.

W związku z realizacją umowy dane mogą otrzymać również podmioty obsługujące płatność oraz, jeżeli zlecamy dostawę podmiotowi zewnętrznemu, wykonawca transportu — w zakresie potrzebnym do wykonania odpowiedniej usługi. Dane udostępniamy także organom i instytucjom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów.

Dostawcy wykonujący przetwarzanie na nasze zlecenie działają w zakresie świadczonej usługi. Podmioty realizujące własne obowiązki prawne, np. banki lub organy podatkowe, odpowiadają za przetwarzanie w swoim zakresie.

Przetwarzanie danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym

Google, Mapbox oraz część dostawców infrastruktury Ecomail korzystają z międzynarodowej infrastruktury. Może to wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych.

Przekazywanie danych do podmiotów w USA objętych EU–US Data Privacy Framework odbywa się w ramach decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony dla uczestników tego programu. Dla transferów nieobjętych taką decyzją warunki dostawców przewidują odpowiednie zabezpieczenia, w szczególności standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej.

W przypadku Google Analytics zasady te określają warunki przetwarzania danych dla usług Google Analytics, a w przypadku reCAPTCHA — warunki przetwarzania danych Google Cloud. Warunki Mapbox obejmują Data Privacy Framework oraz standardowe klauzule umowne. Ecomail korzysta m.in. z infrastruktury Amazon Web Services; zasady transferów do jej dostawców określa umowa powierzenia stanowiąca część regulaminu Ecomail. Dokumenty opisujące zabezpieczenia są dostępne tutaj:

Informacje o zabezpieczeniach dotyczących Twoich danych, w tym kopię odpowiednich postanowień, możesz uzyskać, pisząc na info@medical-elektro.pl.

Twoje prawa

Na zasadach określonych w RODO możesz żądać dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Prawo do przenoszenia danych dotyczy danych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy.

Jeżeli podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes, możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. W przypadku marketingu bezpośredniego sprzeciw możesz wnieść w każdej chwili, bez uzasadnienia.

Już w pierwszym panelu możesz wybrać „Akceptuj wszystkie”, aby włączyć Google Analytics, Mapbox i formularz newslettera Ecomail, albo „Tylko niezbędne”, aby odmówić włączenia wszystkich tych usług. Obie decyzje wymagają jednego kliknięcia. „Ustawienia” umożliwiają wybór poszczególnych usług. Odmowa nie blokuje przeglądania oferty ani wysłania zapytania.

Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie. Nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania. Zgody dotyczące Analytics, Mapbox i wczytywania formularza Ecomail zmienisz przez „Ustawienia cookies” w stopce. Wycofanie zgody na wczytywanie formularza nie jest wypisaniem się z newslettera.

Żądania dotyczące danych kieruj na info@medical-elektro.pl. Możesz także złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, a w przypadkach przewidzianych w RODO również do organu nadzorczego w innym państwie członkowskim, w szczególności w miejscu zwykłego pobytu lub pracy.

Automatyczna analiza na stronie

Google Analytics tworzy statystyki korzystania ze strony, a reCAPTCHA automatycznie ocenia ryzyko nadużycia formularza. Analizy te nie służą na naszej stronie do podejmowania wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na Twoją sytuację. Jeżeli zabezpieczenie odrzuci zgłoszenie, możesz przekazać zapytanie e-mailem lub telefonicznie.